Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

BHO Systems UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsanschrift auf Anfrage — info@bho-systems.de
E-Mail: info@bho-systems.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, sofern keine gesetzliche Bestellpflicht besteht. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten:

• beim Besuch der Website bho-systems.de (Marketing)
• bei Kontaktanfragen und vorvertraglichen Kommunikation
• bei Nutzung der B2B-Plattform app.bho-systems.de durch registrierte Nutzer

Für Kunden, bei denen wir im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. Mitarbeiterdaten, Rechnungsdaten Dritter), gelten zusätzlich der jeweilige Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtungen (z. B. Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen (z. B. IT-Sicherheit, Betrieb)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, soweit eingeholt

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch technische Daten verarbeitet, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.

Zweck: Bereitstellung der Website, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: in der Regel maximal 30 Tage, sofern keine längere Aufbewahrung aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.

Hosting: Website und Plattform werden bei Vercel betrieben; die Serverless-Funktionen laufen in der Region Irland (EU). Es erfolgt keine Verarbeitung in Drittländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Wenn Sie uns per E-Mail oder über auf der Website bereitgestellte Kontaktmöglichkeiten (z. B. mailto-Links) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht).

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich) bzw. lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen).
Speicherdauer: bis Abschluss der Bearbeitung; bei Vertragsanbahnung oder Vertragsschluss gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel bis zu 10 Jahre).

Für registrierte Nutzer der Plattform app.bho-systems.de verarbeiten wir insbesondere:

• Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle)
• Mandantenzuordnung und Berechtigungen
• vom Kunden eingegebene Geschäftsdaten (Projekte, Rechnungen, Belege, Berichte)
• Protokolldaten zu Nutzung und Sicherheitsereignissen

Zweck: Bereitstellung der vertraglich gebuchten Softwaremodule, Authentifizierung, Mandantentrennung, Support und Abrechnung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten werden mandantensicher getrennt gespeichert. Zugriff haben nur berechtigte Nutzer des jeweiligen Mandanten sowie autorisierte Mitarbeiter des Anbieters im Rahmen des Supports.

Auf der Marketing-Website setzen wir keine Marketing- oder Tracking-Cookies ein. Technisch notwendige Speicherung (z. B. Cookie-Hinweis im localStorage) sowie Session-Cookies auf der Plattform für die Anmeldung sind in der Cookie-Richtlinie beschrieben.

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Rechnungen, Mahnungen, Systembenachrichtigungen, Freigaben) nutzen wir den Dienst Resend. Dabei werden E-Mail-Adressen, Betreff, Inhalt und ggf. Anhänge verarbeitet.

Absender: no-reply@bho-systems.de · Support: support@bho-systems.de
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Standort: Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).

Sofern Zahlungen über Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe) abgewickelt werden, werden Zahlungsdaten direkt beim Zahlungsdienstleister verarbeitet. Wir erhalten in der Regel nur Transaktionsstatus und begrenzte Zahlungsinformationen zur Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Automatisierung von Workflows (z. B. E-Mail-Versand, Statusrückmeldungen) setzen wir n8n in Deutschland (EU) ein. Dabei werden nur die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Daten verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f DSGVO (effizienter Betrieb).

Personenbezogene Daten werden ggf. an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt:

• Hosting (Vercel, Irland/EU)
• Datenbank (Supabase, EU)
• E-Mail-Dienst (Resend, EWR)
• Automatisierung (n8n, Deutschland)
• Zahlungsdienstleister (sofern genutzt, EWR)
• IT-Dienstleister und Support im Rahmen von Wartungsverträgen
• Steuerberater und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Eine aktuelle Liste stellen wir Kunden auf Anfrage oder im AVV zur Verfügung.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Kontaktanfragen ohne Vertragsschluss: in der Regel bis zu 24 Monate
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: handels- und steuerrechtlich bis zu 10 Jahre
• Plattform-Nutzerdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und ggf. Exportfrist
• Server-Logfiles: in der Regel bis zu 30 Tage

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz Ihrer Daten, u. a. verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen, Mandantentrennung und rollenbasierte Berechtigungen. Absolute Sicherheit kann nicht garantiert werden.

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen u. a. folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@bho-systems.de.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für einen Vertragsabschluss grundsätzlich erforderlich. Ohne bestimmte Daten können wir Anfragen oder Verträge nicht bearbeiten.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Technik oder unsere Leistungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.